Lors de l’organisation d’un événement professionnel (séminaire, réunion, conférence, cocktail, soirée, convention…), le choix du lieu est primordial. Il va en effet être conditionné par les activités prévues, la région choisie, le budget… Pour autant, c’est un facteur qui participe grandement à la réussite de votre événement. Le cadre de votre événement doit être agréable et représenter les valeurs de votre entreprise. Vous devez donc y apporter la plus grande importance. Pour orienter vos recherches et comparer les lieux, que vous vous en chargiez vous-même ou que vous fassiez appel à un Venue Finder, vous devrez lister vos besoins et définir vos critères.
Les critères de choix du lieu événementiel
Châteaux, palais des congrès, hôtels, villas, domaines, péniches, parcs naturels, salles de réunion, lieux atypiques… Vous avez le choix parmi un large éventail d’options en France et à l’étranger pour organiser vos événements professionnels. Vous devez définir le contenu et les objectifs de l’événement pour choisir le bon lieu pour accueillir vos collaborateurs. Pour vous aider à prendre une décision, d’autres éléments essentiels doivent également être identifiés :
La Durée de l’événement
Si votre séminaire dure plusieurs jours, vous devez tenir compte de sa capacité lors du choix de la location d’un espace séminaire. Il doit pouvoir les accueillir pour la nuit, ou être situé à proximité des hébergements et des restaurants. Dans ce cas, un hôtel ou une maison d’hôtes est préférable. En revanche, si vous organisez une soirée ou une journée team building, vous pouvez vous concentrer uniquement sur la recherche d’un espace de réception.
L’éffectif des participants
Le nombre de participants est le critère de base pour guider la recherche. La taille du lieu de l’événement doit permettre à tous les employés de se rassembler, tout en offrant un espace adéquat et une facilité de mouvement. Vous devez penser que tous les invités peuvent s’asseoir dans la pièce.
Le Budget
Votre budget limite évidemment les possibilités qui s’offrent à vous. Vous devez considérer tous les coûts associés à votre événement afin d’allouer un budget précis pour la location de l’espace événementiel. Faites plusieurs devis pour comparer les devis. Le lieu vous proposera des tarifs différents en fonction de vos besoins.
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Type d’événement
Le type d’événement que vous souhaitez organiser est un facteur déterminant dans le choix du lieu. Les réunions, conférences, groupes de travail, etc. nécessiteront un espace suffisant et bien aménagé pour s’asseoir et discuter. La capacité de la salle de réunion est un critère crucial. Pour une soirée, vous pouvez miser sur un lieu insolite qui impressionnera votre groupe, une salle suffisamment grande pour accueillir tout le monde dans une ambiance festive.
L’emplacement et accès
L’emplacement du lieu doit être déterminé à l’avance. Vous devrez tenir compte de l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, de l’accessibilité aux transports, de la localisation de l’installation par rapport à l’équipement et au centre d’activités choisis, etc. Vous pouvez choisir d’organiser vos activités à proximité du centre-ville ou au cœur d’un espace naturel unique et profiter de la tranquillité. Chaque possibilité offre de nombreux avantages.